Cómo dar en la diana al organizar un Evento

Un evento para el éxito debe tener un por qué, una razón que lo justifique. Puede tratarse de una presentación de producto, de la fiesta de la empresa o de ocio como recompensa a nuestros trabajadores / clientes, etc.

Además de ello, ha de perseguir un objetivo concreto: conseguir más ventas, retener talento, hacer equipo, publicitar un cambio,… Sea cual sea, el evento tiene que estar enfocado a conseguirlo

Y esta es la tercera pata. Cómo debe estar organizado y qué pasos hay que dar para asegurarnos la consecución de las metas decididas. Este tríptico nos permitirá dar en la diana del éxito.

la diana del éxito

La razón que justifica organizar un evento ha de ser importante para poder atraer al público, sobre todo si lo que queremos es que lo cubran los medios de Comunicación. Hay tantos porqués como empresas, pero hemos de tenerlos claros. Lo mismo ocurre con los objetivos.

Es habitual que estos solo sean transparentes para los organizadores. Si, por ejemplo, lo que queremos vender al consumidor final es un nuevo productos, podemos adornarlo con charlas útiles para ellos que giren en torno a la solución de los problemas y necesidades que los atañen, de forma que, sin mencionarlo siquiera, solo con las creatividades que haya alrededor, se dé por sentado que nosotros los resolvemos.

De ahí la importancia del cómo, del previo, porque ahí está la clave del éxito, en tenerlo tan bien preparado que el durante transcurra con total fluidez.

Tras asignar un presupuesto suficiente, hemos de seleccionar, en primer lugar, muy cuidadosamente al público objetivo y decidir un “enganche” para él. En el ejemplo anterior, podría ser un ponente de prestigio dentro del sector en el que nos movamos. Y, además, conseguir patrocinadores afines, en el caso de que sea necesario, estableciendo las diferentes modalidades de participación, con los beneficios y los precios pertinentes.

A continuación, hemos de estipular unos plazos suficientes para la organización y establecer un calendario. Dependiendo del número de asistentes y de lo que queramos hacer, estos pueden ser más o menos amplios, pero nunca con prisas y en el último momento, esto es básico.

El paso siguiente es un local donde celebrarlo. Cuidado porque no vale cualquier sitio, no solo por las necesidades técnicas que vamos a precisar, sino también por accesibilidad, cercanía y posibilidades de transformación (decoración, capacidad, etc.). Cuanto más facilidades demos a los asistentes y más opciones tengamos nosotros, mejor, siempre valorando calidad / precio.

Si hemos decidido traer a ponentes externos a la empresa, hay que ponerse en contacto con ellos al principio, para asegurarnos su asistencia y ver si las fechas les cuadran en las agendas. Hay ocasiones, en especial cuando queremos que acuda la estrella del sector, que nos obligará a cambiar la fecha de celebración, así que debe ser al primero que hemos de avisar y también al lugar del evento que estas pueden variar. A parte de lo anterior, entre los ponentes, hemos de tener previstos suplentes por si alguno falla.

EFIC ponente

En paralelo aunque después de decidir lugar y calendario, hay que darlo a conocer al público objetivo. Para ello, es necesario plantear un plan de Comunicación, de Márketing y de crisis e incluir una landing page o página “de aterrizaje” para los que quieran ampliar la información e incluso inscribirse por esta vía. Asimismo, debe crearse un hashtag propio, en el caso que queramos animar a la participación, informar y retransmitir a través de las redes sociales, algo muy interesante para un evento. Y, por supuesto, decidir la tecnología que vamos a utilizar, siempre al servicio de este.

También hemos de enviar invitaciones, sea por correo electrónico u ordinario. Este último, al ser poco habitual en la actualidad, puede darnos pie a dar rienda suelta a nuestra creatividad y conseguir un mayor impacto.

Organizar un evento de éxito, por lo tanto, requiere de un fuerte trabajo previo, conocimientos, tecnología y tiempo suficiente para crear experiencias, siempre al servicio de los objetivos de la empresa.

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2 pensamientos en “Cómo dar en la diana al organizar un Evento

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