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Cómo elegir el mejor lugar donde organizar nuestro Evento

Experiencias diferentes, innovación, sorprender a los asistentes,… son muchas las sensaciones que queremos despertar a la hora de organizar un evento. Ya hemos visto aquí la cantidad de aspectos a tener en cuenta. Ahora vamos a centrarnos en uno de los más importantes: el lugar de celebración.

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Fotos: @mariarubiom

Una vez tengamos claro el objetivo que perseguimos en esa ocasión concreta y el público al que nos vamos a dirigir, hay que encontrar la ubicación perfecta para cumplirlo.

Antes de empezar con la lista de lugares, es mejor hacernos unas cuantas preguntas previas:

  • Lo primero y principal, ¿de cuánto dinero disponemos en esta partida? Hay que planificar los porcentajes para cada una de ellas.

  • Cuántas personas pensamos que van a acudir y cómo son.

  • En qué fechas queremos hacerlo. Seamos un poco flexibles y pensemos en meses o en día de la semana, en lugar de en días concretos, para que nos resulte más fácil.

  • Qué tipo de evento quiero hacer: comida, presentación de producto, ponencias, networking, rueda de prensa, actividades lúdicas, gamificación,… Puede ser que necesitemos todo ello o varias cosas, así que habrá que buscar un lugar polivalente para albergarlo.

  • Cómo llegarán los asistentes: ¿fletamos un autocar o que cada cual se busque la vida? En el primer caso, habremos de encontrar un sitio donde se permita el aparcamiento de estos vehículos; en el segundo, será importante la facilidad de conexión y estacionamientos públicos cercanos.

  • Dependiendo del tipo de evento, ¿hay lugares próximos donde continuar la “fiesta” en el caso de que los asistentes lo deseen?

  • Cuánto va a durar el acto: ¿unas horas?, ¿un día?, ¿varios? No es lo mismo tener que buscar camas que “solo” encontrar un sitio.

  • ¿Queremos que haya actividades por fuera aparte, por ejemplo, excursiones, visitas culturales, etc.?

  • ¿Será preciso un lugar de almacenamiento?

  • En eventos tecnológicos o en cuyo desarrollo sea necesaria la tecnología, habrá que encontrar sitios que tengan la suficiente capacidad como para asumir los requerimientos que deseamos. Además, que hubiera personal especializado para ayudarnos podría ser un valor añadido. Aquí puedes contar con el asesoramiento de GlobalNET Events.

  • ¿Vamos a querer nuestra propia decoración o no será necesario y nos basta con colocar cuatro elementos (rollup,…)?

Decidido todo ello, es el momento de empezar a buscar pero ¿dónde?

La mayor parte de los ayuntamientos, al menos los de las grandes urbes como Madrid y Barcelona, disponen de una página web donde se centraliza la parte de congresos. En el caso de la capital, es el Madrid Convention Bureau; en el de la ciudad condal, el Barcelona Convention Bureau. Pero también los hay en Murcia, en Valladolid, etc. Lo más fácil es ir a la página del consistorio en cuestión.

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Asimismo, existen páginas más especializadas como la de Eventoplus, que nos permite segmentar por categoría, lugar, localización y capacidad.

Una vez que hayamos seleccionado varias ubicaciones que se adapte a nuestros objetivos, público, presupuesto y agenda del evento hay que visitarlas todas. Con ello nos haremos una idea exacta de qué pueden ofrecernos, cómo y si cumplen con los requisitos que habíamos previsto.

Este paso nos permitirá cerrar definitivamente el lugar de celebración. Un aviso importante: cuanto antes empecemos a organizarlo, mucho mejor, sobre todo en grandes ciudades y en lugares con un peso importante en la congresos. Lo conveniente sería tenerlo previsto de un año para otro, de forma que nos resulte más sencillo localizar el lugar adecuado, ya que es frecuente que cierren el calendario con bastante antelación.

Y, por supuesto, puedes contar con el asesoramiento y la gestión de GlobalNET Solutions, a través de nuestro departamento especializado en Eventos. Pídenos información.

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