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De cómo el Marketing puede ayudar al Centro Educativo: #Eduketing18 y la #magiaGNS

Los profesionales de la Educación tenemos una cita ineludible esta semana, los días 22 y 23 de febrero en Valencia, en el VIII Congreso Internacional de Marketing Educativo, Eduketing. Y, desde luego, apoyando y patrocinando el evento, podréis visitar el expositor de GlobalNET. Además, impartiremos dos ponencias y mostraremos muy interesantes novedades para ayudar a los centros educativos en su camino hacia la digitalización.

Eduketing 2018

La Competencia Digital es una de las 8 competencias clave que cualquier joven debe haber desarrollado al finalizar la enseñanza obligatoria para poder incorporarse a la vida adulta de manera satisfactoria y ser capaz de desarrollar un aprendizaje permanente a lo largo de la vida, según las indicaciones del Parlamento Europeo.

Desarrollar la Competencia Digital en el sistema educativo, requiere una correcta integración del uso de las TIC en las aulas y que los docentes tengan la formación necesaria en esa competencia. Es este último factor el más importante para el desarrollo de una cultura digital en el aula, en sintonía con la nueva sociedad red.

En este sentido, los profesionales de la empresa del doble bumerán, realizaremos entre los asistentes un demodiagnóstico para comprobar la situación actual de vuestro colegio, su nivel referido al proyecto digital. Será una demostración con una evaluación completa que os permitirá saber cómo estáis y cómo mejorar para evolucionar hacia la digitalización, proceso en que nuestros expertos os acompañarán.

La conectividad y el equipamiento irán llegando a todas las aulas, pero será necesario un plan de formación coherente, con una propuesta de indicadores para alcanzar un nivel óptimo de competencia digital docente. De ahí que, a raíz de los resultados del demodiagnóstico, mostraremos, en una Carta de Cursos, cuáles son las formaciones más apropiadas para cada nivel, impulsando el aprendizaje de los profesores para que se adapten al marco común europeo.

Carta de cursos de GlobanNET

Además, lanzaremos el proyecto “Tour virtual 360 de tu centro educativo”. Se trata de una innovación para los colegios que ahora podréis presentar vuestras instalaciones de forma más llamativa; ser accesibles en cualquier momento y lugar para llegar a más familias sin necesidad de una visita presencial; diferenciaros de la competencia en vuestra comunicación; y ofrecer una imagen actual, acorde con la sociedad de la información.

Por otra parte, Begoña Vaquero, directora de Marketing de GlobalNET, ofrecerá una interesante ponencia, el día 23 de febrero, a las 12:30 horas, que lleva por título: 3 acciones de marketing eficaz para llenar aulas y aportar valor a las familias”. En ella, los asistentes aprenderán a sacar provecho de tres acciones simples pero muy poderosas de marketing, que los centros podréis implantar desde ese mismo momento.

El día anterior, el 22 de febrero, a las 16:40 horas, Salvador Carrión, uno de los promotores de InnoBar, del que GlobalNET es patrocinador, y del Colegio Reggio, de los más innovadores en materia de Educación y con el que la empresa mantiene importantes acuerdos, ofrecerá la ponencia “La innovación educativa en mi centro como estrategia de marketing”.

Serán dos jornadas intensas donde GlobalNET estará presente para acompañar a los centros, impulsar la formación docente y siempre innovar en materia de Educación, en sintonía con los objetivos de Eduketing: compartir buenas prácticas en marketing educativo, mostrar casos de éxito, escuchar a grandes expertos, los organizadores pretenden “conseguir que los centros educativos se preparen para ser más competitivos en las actuales circunstancias” gracias a una mejor gestión de la presencia de marca del colegio en los entornos físico y digital.

Os esperamos en Valencia y, para más información, podéis contactarnos aquí.

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Cómo organizar la participación en una feria y llevar público al stand: #SIMO2017

La próxima semana, del 25 al 27 de octubre, volverá SIMO, unos días marcados en rojo para todos los que nos dedicamos a mejorar y estar al tanto de las últimas novedades en Educación y Formación. Por supuesto, GlobalNET Solutions estará allí (stand 12E05) pero ¿cómo nos hemos preparado para afrontarla? ¿Cómo vamos a tratar de llevar el máximo de público a nuestro espacio expositivo? A continuación, os ofreceos una pequeña guía para abordar con éxito la organización de una feria o de un evento como SIMO.

La aventura comienza a finales del primer trimestre de 2017, cuando a la empresa del doble bumerán nos llega la invitación de IFEMA para participar un año más en SIMO Educación. En ese momento, hay que plantearse por qué estar en la feria y si es factible hacerlo en las condiciones de calidad que requiere.

Logo de SIMO Educación 2017

Un error habitual es decidir por cuestiones como “toda mi competencia expondrá allí” o “así venderé mis productos”. Desde luego, el que esté el sector al completo representado en el evento es un importante motivo pero no el que debe llevar a la organización a participar. Además, este tipo de actos son muy buenos para reforzar la imagen de la empresa, aunque rara vez suponen un incremento en las ventas durante los días que dura; otra cosa es más adelante que, si se hace bien, puede contribuir a mejorarlas.

El objetivo que fijamos en GlobalNET fue doble: conseguir contactos y ayudar a los asistentes a decidir la tecnología más apropiada para su centro escolar, siempre al servicio de la Educación y no al revés.

Principales partidas a presupuestar

Ya está. Otra vez la empresa se embarca en un maravilloso proyecto. Toca decidir el presupuesto a asignar y desglosarlo en las partidas que lo van a recibir. Las más importantes son las siguientes:

  • Selección y alquiler del espacio.

  • Diseño y decoración del stand.

  • Mobiliario.

  • Tecnología necesaria.

  • Elección y negociación con los proveedores.

  • Acciones de comunicación y de marketing.

  • Papelería y publicidad (folletos, trípticos,…).

  • Regalos de empresa.

  • Gastos de personal, que incluyen, entre otros, uniformes, agua para los días de la feria, comidas o identificaciones.

Elección del tema (claim)

Objetivos, presupuesto y partidas preparadas. Es el momento de establecer cuál va a ser la temática que dominará toda la comunicación, que debe estar alineada con las metas definidas para el propio evento pero también con las de la empresa y los productos y servicios que se desean promocionar.

Reunión ejecutiva de Dirección, Comunicación y Marketing. Tormenta de ideas. Pros y contras de cada una y, al final, surge la magia, “La magia del cambio educativo”, que es el lema elegido para este año.

Cuando ocurre, de repente, es como si todo tuviera sentido. Los organizadores empiezan a ver las múltiples opciones y se despierta la imaginación: el diseño del stand podría ser así, estaría bien incluir un photocall, qué tal contar con un mago, habrá que “vestir” a nuestra mascota EFIC con la indumentaria más apropiada, hemos de crear un storytelling para contar, ¿escribimos un libro electrónico?, ¿y si organizamos unas cañas?, ,..

Cada una de las ideas es válida pero, para su aprobación, se deben tener presentes tres aspectos:

  • Que estén dentro del presupuesto o que puedan realizarse sin coste para la empresa.

  • Que sean factibles, es decir, que traer a David Copperfield puede estar muy bien pero se antoja bastante complicado.

  • Que sirvan para conseguir los objetivos decididos.

El documento: un anillo para gobernarlos a todos

Todo ello quedará impreso en un documento, un plan que guía a todos los trabajadores y sirva para que sepan cuál es la función de cada uno de ellos, cuándo y cómo han de realizarla. Debe reflejar:

  • los objetivos, tanto de imagen como de negocio;

  • el concepto: en este caso, magia, cambio y educación;

  • una estructura del relato que se quiere hacer, que, para GlobalNET, se resume en tres palabras: Impulsa, Acompaña e Innova;

    Impulsa - TIC-TAC & The magic Training Acompaña - diagnostica tu centro Innova - no es magia, es ciencia

 

 

 

 

 

  • la historia que se desee contar (el storytelling) y cómo: vídeos, folletos, etc. Nosotros decidimos el siguiente:

De una necesidad social (aprender, evolucionar), y gracias a la magia que hacen los profesores (actitud), con el apoyo de las soluciones de GlobalNET, se produce en el niño y en el joven el descubrimiento, se genera la curiosidad y se provoca la ilusión.

GlobalNET acompaña, impulsa e innova para que los centros escolares solo tengan que preocuparse por ofrecer la mejor educación a los alumnos”;

  • el diseño del stand con las partes que va a tener y qué se va a exponer en cada una de ellas (he aquí un primer borrador de trabajo que luego tiene poco que ver con la realidad, hemos de confesar);Primer borrador del diseño del stand de GNS en SIMO

  • en qué van a consistir, con acciones concretas y fechas específicas, los planes de Comunicación, Marketing y Medios Sociales: notas de prensa, artículos para el blog, contacto con los medios, invitaciones (diseño y texto), regalos de empresa, folletos, trípticos, concursos y actualizaciones en redes, kit de prensa,…;

  • las actividades y horarios de estas, con los objetivos que tenga cada una y la forma de atraer público a ellas.

En la parte de Comunicación y Marketing, además, se elaborará una base de datos segmentada para mandar invitaciones, información y lo que se acuerde que sean necesario poner en conocimiento de los diferentes públicos de interés.

Luego queda ponerse manos a la obra y cumplir los plazos estipulados en el documento. Listos, a la espera de que comience, un año más, SIMO Educación.

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“TIC-TAC en el Aula”, la nueva iniciativa de GlobalNET Solutions para la Formación Docente

La cualificación de los profesores en un asunto vital para tener la Educación que nuestros niños y jóvenes se merecen, para que tengan el mejor futuro.

En GlobalNET, hemos escuchado a los docentes y estamos en contacto constante con ellos. Fruto de esta colaboración es GlobalNET Classroom, un lugar de encuentro para el diálogo y la reflexión, donde se abordan los principales retos educativos a los que ha de enfrentarse el profesorado, como pueden ser la transformación digital de los centros, el uso pedagógico de las TIC, la incorporación de las competencias básicas, etc.

Por ello, para ellos, dentro de este espacio, hemos creado “TIC-TAC en el Aula”. Aquí impartiremos, de forma gratuita, la formación que nos han solicitado los educadores y los centros. Podrán conocer de primera mano cuáles son y cómo utilizar esas herramientas TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) en el ámbito de las TAC (Tecnologías del Aprendizaje y del Conocimiento) para mejorar la experiencia formativa de los alumnos.

La primera Aula TIC-TAC se celebrará en nuestra sede (Sala de Formación GlobalNET, calle Estambul, 22, 1ª planta, Alcorcón, Madrid) los próximos 13 y 21 de marzo para los colegios del sur de Madrid, aunque se irá extendiendo, en próximas fechas, a todos los de la comunidad autónoma.

Os dejamos una infografía con el resumen de lo aquí comentado y, si necesitáis más información, podéis ver nuestro folleto online, o contactar con nosotros. En el caso de que queráis registraros, este es el enlace (solo los campos con asterisco son obligatorios).

Por supuesto, podéis compartir la información con quien penséis que pueda esta interesado.

Gracias y os esperamos

GNS Classroom - Aula TIC-TAC

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Cómo elegir el mejor lugar donde organizar nuestro Evento

Experiencias diferentes, innovación, sorprender a los asistentes,… son muchas las sensaciones que queremos despertar a la hora de organizar un evento. Ya hemos visto aquí la cantidad de aspectos a tener en cuenta. Ahora vamos a centrarnos en uno de los más importantes: el lugar de celebración.

montaje-lugares-para-eventos

Fotos: @mariarubiom

Una vez tengamos claro el objetivo que perseguimos en esa ocasión concreta y el público al que nos vamos a dirigir, hay que encontrar la ubicación perfecta para cumplirlo.

Antes de empezar con la lista de lugares, es mejor hacernos unas cuantas preguntas previas:

  • Lo primero y principal, ¿de cuánto dinero disponemos en esta partida? Hay que planificar los porcentajes para cada una de ellas.

  • Cuántas personas pensamos que van a acudir y cómo son.

  • En qué fechas queremos hacerlo. Seamos un poco flexibles y pensemos en meses o en día de la semana, en lugar de en días concretos, para que nos resulte más fácil.

  • Qué tipo de evento quiero hacer: comida, presentación de producto, ponencias, networking, rueda de prensa, actividades lúdicas, gamificación,… Puede ser que necesitemos todo ello o varias cosas, así que habrá que buscar un lugar polivalente para albergarlo.

  • Cómo llegarán los asistentes: ¿fletamos un autocar o que cada cual se busque la vida? En el primer caso, habremos de encontrar un sitio donde se permita el aparcamiento de estos vehículos; en el segundo, será importante la facilidad de conexión y estacionamientos públicos cercanos.

  • Dependiendo del tipo de evento, ¿hay lugares próximos donde continuar la “fiesta” en el caso de que los asistentes lo deseen?

  • Cuánto va a durar el acto: ¿unas horas?, ¿un día?, ¿varios? No es lo mismo tener que buscar camas que “solo” encontrar un sitio.

  • ¿Queremos que haya actividades por fuera aparte, por ejemplo, excursiones, visitas culturales, etc.?

  • ¿Será preciso un lugar de almacenamiento?

  • En eventos tecnológicos o en cuyo desarrollo sea necesaria la tecnología, habrá que encontrar sitios que tengan la suficiente capacidad como para asumir los requerimientos que deseamos. Además, que hubiera personal especializado para ayudarnos podría ser un valor añadido. Aquí puedes contar con el asesoramiento de GlobalNET Events.

  • ¿Vamos a querer nuestra propia decoración o no será necesario y nos basta con colocar cuatro elementos (rollup,…)?

Decidido todo ello, es el momento de empezar a buscar pero ¿dónde?

La mayor parte de los ayuntamientos, al menos los de las grandes urbes como Madrid y Barcelona, disponen de una página web donde se centraliza la parte de congresos. En el caso de la capital, es el Madrid Convention Bureau; en el de la ciudad condal, el Barcelona Convention Bureau. Pero también los hay en Murcia, en Valladolid, etc. Lo más fácil es ir a la página del consistorio en cuestión.

paginas-de-congresos-de-madrid-barcelona-y-eventoplus

Asimismo, existen páginas más especializadas como la de Eventoplus, que nos permite segmentar por categoría, lugar, localización y capacidad.

Una vez que hayamos seleccionado varias ubicaciones que se adapte a nuestros objetivos, público, presupuesto y agenda del evento hay que visitarlas todas. Con ello nos haremos una idea exacta de qué pueden ofrecernos, cómo y si cumplen con los requisitos que habíamos previsto.

Este paso nos permitirá cerrar definitivamente el lugar de celebración. Un aviso importante: cuanto antes empecemos a organizarlo, mucho mejor, sobre todo en grandes ciudades y en lugares con un peso importante en la congresos. Lo conveniente sería tenerlo previsto de un año para otro, de forma que nos resulte más sencillo localizar el lugar adecuado, ya que es frecuente que cierren el calendario con bastante antelación.

Y, por supuesto, puedes contar con el asesoramiento y la gestión de GlobalNET Solutions, a través de nuestro departamento especializado en Eventos. Pídenos información.

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Eventos Corporativos internos o externos, ¿qué elegir?

Los eventos, lo hemos destacado en diversas ocasiones dentro de este espacio, son herramientas muy potentes de Comunicación y con muchas ventajas para la empresa. Aunque los hemos tratado en conjunto, pues deben estar siempre en sintonía con los objetivos de la organización, en realidad, existen dos tipos de actos, según el público al que se dirijan: los internos y los externos.

evento externo

Los primeros se refieren a aquellos que van enfocados a trabajadores, proveedores, accionistas o socios. Los segundos tienen como meta a los clientes o potenciales clientes, a los medios de Comunicación e influenciadores y a la sociedad o a un determinado tramo de esta.

Hasta aquí, todo claro. Sin embargo, ¿hay diferencias entre ellos? En tal caso, ¿cuáles son? ¿Qué interesa que organicemos en nuestra empresa? Todas estas cuestiones son las que vamos a tratar a continuación.

Por supuesto, un cambio del público al que nos dirigimos viene precedido por la decisión de cumplir con unos objetivos claros. Podemos querer que se fomente el espíritu de equipo entre los empleados o darles sesiones formativas, presentar un nuevo producto o un catálogo a los proveedores, informar sobre el transcurso del año fiscal a los accionistas, buscar la sintonía con los socios; o bien, necesitamos que los clientes conozcan una nueva línea de servicios, nos presentamos “en sociedad”, nos damos a conocer como expertos al organizar unas conferencias, unas jornadas, unas charlas y / o unos seminarios, etc.

Cada objetivo conlleva una forma de llegar a él a través de una junta de accionistas, una cena de Navidad o una rueda de prensa, entre otras opciones. Es decir, el formato está condicionado por la finalidad que busquemos y por el público al que nos dirijamos. En ese sentido, sí que existen diferencias entre el tipo de eventos.

Pero también hay muchas similitudes. Todos ellos exigen de una estrategia y de una planificación claras, que busquen el cumplimiento de las metas marcadas. Y todos ellos han de reflejar la misión, visión y valores de la empresa, estar en perfecta sintonía con la Comunicación general de esta, tanto en su concepción como en su realización; imaginemos una empresa cuya imagen es a favor del medio ambiente pero en los actos que organiza, gasta papel a mansalva, utiliza iluminación con luces clásicas, en vez de LED, etc. El mensaje que da es contradictorio y, por lo tanto, perjudicial.

Tampoco es necesario gastar, en ninguno de los casos, mucho dinero; la clave está más en la creatividad y la innovación para convertirlos en una experiencia única, que en grandes inversiones pero descabaladas y que pasen desapercibidas. En definitiva, sentido común.

evento corporativo

Al tiempo, han de contar con la tecnología necesaria, siempre al servicio de los objetivos, para conseguirlos y crear huella en los destinatarios; un evento no debe pasar nunca desapercibido y ha de cambiar algún aspecto de la vida o de la forma de actuar de los destinatarios. Cuando tienen un carácter periódico, esto es aún más importante porque cada vez deben ser diferentes a las anteriores y crear nuevas experiencias en el público asistente, sea interno o externo.

Así pues, a la pregunta de cuál interesa que organicemos, la respuesta parece clara: ambos.

Los eventos internos facilitan la relación entre los destinatarios y consolidan el sentido de pertenencia, además de facilitar el intercambio de información y de conocimientos. En empresas que cada vez son más horizontales, este hecho es imprescindible. Además, transmiten una imagen de transparencia y ayudan a que los trabajadores, accionistas, socios y proveedores, según el público al que queramos llegar, se sientan parte importante de la organización, que se les escucha y atiende.

Los eventos externos, a su vez, suponen una excelente forma de llegar a la sociedad y de crear conocimiento e imagen de marca. Son una herramienta imprescindible para las empresas porque consiguen abrir su sector y que pueden diferenciarse de dentro de este en mercados cada vez más complejos, globales, atomizados, saturados y competitivos.

Por todo ello, los eventos corporativos suponen un imprescindible elemento en la Comunicación de las organizaciones. Para hacernos una idea, ya suponen, según Infoadex, el 0,66% de PIB en España, la inversión es cada vez más alta y tiene un peso económico de cerca de 7 mil millones de euros, ni más ni menos.

Como hemos visto, su importancia es capital y no pueden tomarse a la ligera. En GlobalNET Solutions, contamos con un departamento expresamente dedicado a organizarlos, GlobalNET Events, donde tenemos las herramientas necesarias para que las experiencias sean inolvidables, nos dirijamos al público que nos dirijamos y sean internos o externos. Infórmate.

Ahora esperamos vuestras aportaciones. Gracias por comentar y por compartir.

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La Trasformación Digital en los Eventos

Hace pocos días que finalizó el Mobile World Congress de Barcelona (#MWC2016) con un éxito rotundo de público, que rompió todos los récords anteriores, superando los cien mil visitantes. Cuando no eres Samsung, Apple, HP, BQ o cualquiera de las grandes marcas que allí se han dado cita, has de tirar de imaginación para evitar pasar desapercibido entre los más de dos mil expositores. Pero si encima eres una empresa tecnológica, como es el caso, tampoco te sirve cualquier cosa y los eventos bien montados, con magia, siempre son una forma de conseguirlo.

Las organizaciones más punteras, hoy por hoy, están inmersas o ya han superado la transformación digital y el resto de los mortales es algo que también tenemos que hacer, a riesgo de desaparecer del mapa. A lo que se añade que, además de hacerlo, tenemos que parecerlo, transmitir que estamos a la última en nuestro sector o, al menos, que lo buscamos.

Por lo tanto, para dar una imagen innovadora al relacionarnos con nuestros públicos y convertirlos, de verdad, en protagonistas, hay que crear eventos donde la tecnología bien entendida forme parte de ellos.

Consideramos, desde GlobalNET Events, que tecnología bien entendida es aquella que pone a las personas en el centro de las experiencias para cumplir con unos objetivos concretos, aquellos que han provocado el acto en sí.

Pensemos un segundo en la imagen que hayamos dado cuando convocamos el último evento. Qué utilizamos, cómo nos dirigimos a las personas que acudieron, ¿sabemos si salieron contentos, con la lección bien aprendida? ¿Cumplimos las metas que nos habíamos propuesto? ¿Interactuaron? ¿Con qué herramientas?

Si las respuestas han sido, lápiz, papel, rotulador, presentación en Power Point o similar, con un público pasivo, casi adormecido,… entonces deberíamos replantearnos nuestras estrategias a la hora de crear eventos, al menos que ese haya sido nuestro objetivo, claro.

Ahora imaginemos. El público entra y recibe unas tabletas. Estas contienen aplicaciones para que, solo si nosotros queremos y a nuestra medida, puedan relacionarse entre ellos y con el ponente, preguntarle, hacer networking, intervenir en encuestas en vivo y en directo, ver en su dispositivo lo que se está exponiendo y añadir comentarios en la propia presentación, participar en juegos y pruebas, coger apuntes y luego enviárselos a su propia dirección de correo, compartir la experiencia en redes sociales,… Y todo con la máxima seguridad.

De ambos escenarios, cuál crees que dará mejor imagen de tu empresa, en cuál consideras que el público saldrá más contento, cuál piensas que cumplirá mejor con tus objetivos, con cuál se entenderá y se asimilará mejor tu mensaje.

No hace falta ser una gran tecnológica o un expositor del #MWC2016, solo saber qué queremos. Los eventos permiten la creación de enlaces emocionales con nuestra audiencia para que esta se convierta en comunidad.

Como es lógico, las aplicaciones se adaptan a las necesidades de los organizadores y deben estar personalizadas para cada evento. Lo que a nosotros nos sirvió la última vez, puede cambiar al igual que lo hacen las metas que buscamos y al público al que nos dirijamos, y la app tiene que ser lo suficientemente flexible para permitir las modificaciones oportunas. Solo la tecnología es capaz de ese nivel de acomodación a las circunstancias.

Además, como tendremos respuestas en vivo y en directo, se puede medir la consecución de objetivos para tomar las decisiones adecuadas de cara a nosotros mismos y a próximos actos. También significa un importante ahorro de costes en personal, formación y recursos.

Sin embargo, hay que tomar dos precauciones: evitar desviarnos de nuestros objetivos y que el público quede eclipsado por las aplicaciones. De ahí la necesidad de que nos asesoren empresas con los recursos y la experiencia necesaria para llevar nuestro evento a buen puerto.

Asimismo, una marca tiene que ser consecuente. La imagen de innovación que hayamos dado se puede ir al traste si luego la empresa tiene una organización anquilosada en el pasado y no busca la transformación digital en sus procesos. Recordemos, como la mujer del César, hemos de serlo y de parecerlo.

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Las startups más punteras de Francia colaboran con GlobalNET Solutions

La innovación y la colaboración con otras empresas, en un formato win2win, forma parte de la filosofía de GlobalNET Solutions, de ahí que nuestra presencia en un evento como Digital Sisters lo tengamos señalado en rojo en el calendario, igual que ocurrió en su edición inicial.

Durante el año transcurrido, hemos colaborado e implementado soluciones para nuestros clientes con las empresas con las que entonces nos reunimos: Magency, Novatice y Jalios. Con la primera, incorporamos la última tecnología en los eventos y la formación corporativa, de forma que sean más interactivos y, por lo tanto, más eficaces, gracias a las posibilidades que, entre otros formatos, ofrece a gamificación. Lo aplicamos, entre otros, en congresos como este, del que dimos cumplida cuenta en su momento, y que tuvo una gran acogida entre los asistentes, verdaderos expertos en protocolo y en la organización de actos de diferente índole.

Novatice y Jalios, por su parte, nos permiten ser innovadores en enseñanza y en comunicación corporativa respectivamente. En este último caso, disponemos de un software que revolucionará la forma de entender una Intranet, que más allá de un simple tablón de anuncios, se convierte en una plataforma de inteligencia colaborativa. Además de permitir, fomentar y mejorar el trabajo en equipo, se constituye como una auténtica red social y colaborativa interna para grandes y medianas empresas, donde los trabajadores pueden crear su propio blog y conocer a sus compañeros para establecer las sinergias oportunas que mejoren la productividad de la compañía.

En la tercera edición de Digital Sisters, los que formamos parte del equipo de GlobalNET Solutions, encabezado por nuestro director, José Ramiro Martínez, pudimos escuchar interesantes ponencias sobre la situación empresarial francesa y española. Vicent Bruneau, director de Magency, intervino además en la mesa redonda sobre “España y la innovación”, explicando los casos de éxito de las firmas galas en nuestro país. También conocimos a las startups más punteras de la nación vecina en una ronda inicial de elevator pitch en la que se concedió el premio del evento a Dataiku, una firma que limpia e implementa los datos de grandes corporaciones y con la que nos reuniremos en breve.

Asimismo, tuvimos la oportunidad de estudiar una posible colaboración con tres innovadoras empresas galas, las tres “Ds” de Datacet, Digitevent y Domoscio. La primera tiene una importante vertiente social, ya que se dedica a crear dispositivos móviles dirigidos al colectivo de las personas de más edad, incluyendo servicios como la teleasistencia. Por su parte, Digitevent es una aplicación con la que hacer checking. En cuanto a Domoscio, está especializada en formación en competencias y en la medición de impactos que generan.

Se trata, en definitiva, de aportar siempre lo último en innovación a nuestros clientes dentro de los ámbitos educativo, formativo y corporativo. Gracias a Business France por invitarnos una vez más. Nos vemos en el cuarto Digital Sisters.

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Los precios y los tiempos de los Eventos

Una de las preguntas más habituales cuando realizamos Consultoría en GlobalNET Events, la parte de eventos de GlobalNET Solutions, es cuánto cuesta organizar uno. La respuesta resulta más complicada de lo que parece y nos movemos en horquillas demasiado amplias para facilitar en ese instante una cifra ni tan siquiera aproximada. Así pues, solemos contestar que depende de varios aspectos.

calcular la inversión en un evento

Lo primero, como en todo, es saber qué objetivo perseguimos. Por ejemplo, presentar a un grupo de directivos una nueva herramienta que les facilitará la gestión de las empresas. A partir de aquí, hemos de realizarnos varias preguntas. A saber.

  • ¿A cuántas personas quiero invitar?

  • ¿Tengo la capacidad logística y económica suficiente para convocarlos o he de asociarme con terceros? ¿Con quiénes? ¿En qué términos?

  • ¿Viven todos en mi zona de influencia o he de habilitar lugares donde puedan alojarse, comer, etc.?

  • ¿He de alquilar un local o dispongo del apropiado?

  • ¿Tiene suficiente “gancho” el producto o he de “adornarlo” para que sea viable?

  • En tal caso, ¿con qué lo “adorno”? ¿Tengo bastante capacidad para hacerlo?

  • El equipo del que dispongo para organizarlo y para desarrollarlo, tanto de trabajadores como técnico, ¿es suficiente o he de ampliar?

  • ¿Convocaremos a medios de Comunicación? ¿Sectoriales o generales? ¿Qué haremos en el Social Media?

Y solo estamos empezando. Dar la respuesta apropiada a estas cuestiones, nos conducirá a acotar el evento de forma que podamos empezar a presupuestarlo. Volviendo al ejemplo anterior, si disponemos de local, pensamos en unos diez / quince asistentes, que viven todos cerca del lugar de celebración, el producto tiene suficiente entidad por sí mismo y contamos con los trabajadores y medios técnicos necesarios, el coste será francamente bajo; el refrigerio, algún obsequio si se tercia, papelería, dossier para los medios y poco más.

Por el contrario, cuando hemos de alquilar un sitio, el número de asistentes es mayor de treinta, tienen que desplazarse e incluso hacer noche, el producto necesita de conferencias, etc., para tener “gancho”, y tenemos que ampliar plantilla y alquilar medios técnicos, nos vamos a otro nivel. Entre las condiciones anteriores y estas últimas va un mundo, tanto de trabajo y dinero, como de tiempos de organización.

Precisamente este es otro de los problemas habituales. Cuando el cliente solicita que pongamos en marcha un evento, suele ser casi de hoy para mañana; con suerte, lo hace con un mes de antelación. Este es un error habitual.

falta de tiempo para preparar un evento

Según su naturaleza y las respuestas que hayamos dado a las preguntas anteriores, un evento debe empezar a organizarse, al menos, dos meses antes… como muy muy poco y siempre que estemos en el primer caso en que disponemos de todo lo necesario. La estrategia inicial y la planificación son vitales para el éxito y más si hablamos de comunicarlo de la forma apropiada y a los públicos que nos interesan.

Es muy posible, además, que la empresa disponga de pocos medios económicos para ponerlo en marcha, por lo que necesitará de la intervención de terceros como patrocinadores, mecenas, etc. Esto supone una enorme cantidad de visitas para presentar el evento, la elaboración de una presentación apropiada y de los términos del negocio: “si nos das tanto, te ofrecemos lo siguiente”. Es decir, hay detrás una fuerte estrategia de marketing.

Los plazos se alargan también si hay que encontrar a los socios perfectos. Los objetivos suyos y nuestros serán, casi seguro, diferentes. Ajustarlos, ver quién se responsabiliza de qué, las inversiones de unos y otros y a qué dan derecho, etc., requerirán un tiempo de negociación y de puesta en marcha.

negociación entre socios para un evento

En el caso de que el cliente lo quiera así, para poder interaccionar en el evento con los asistentes y con los ponentes, si los hubiera, hemos de ajustar nuestra solución de GlobalNET Events para que se adapte justo a esos requerimientos y no a otros, lo que conlleva una serie de reuniones, pruebas e incluso la creación de nuevo software, personalizado para el acto en sí.

A todo lo anterior le añadimos el contacto con los posibles ponentes, que tiene que hacerse con la suficiente antelación para que las agendas puedan ajustarse sin problemas, en especial, cuando se trata de personas de renombre en el sector.

Aunque vayamos con todo en paralelo, lo que no siempre es posible por falta de personal -algo habitual-, es necesario planificar tiempos y respetarlos. Desde luego, un mes se antoja un plazo inabordable, y dos meses también. Si queremos hacer las cosas bien, que el evento salga a la perfección, que los asistentes estén satisfechos y conseguir nuestros objetivos, se precisa empezar con la antelación suficiente y poner fechas una vez que las repuestas a las preguntas anteriores están claras. En caso contrario, es mejor olvidarse porque la imagen de la empresa puede quedar seriamente dañada.

Gracias por comentar y por compartir.

Y recuerda - EFIC y la organización de eventos

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